Как можно вносить изменения в график отпусков?

В течение года работники пишут заявления о внесении изменений в график отпусков, делят отпускные периоды на части и т.д. Работодатель, если он согласен на это, издает приказ о внесении изменений в график отпусков, а также второй приказ о предоставлении отпуска.
Можно ли вносить изменения в график отпусков без приказа о внесении в него изменений и без внесения дополнения в график отпусков?

В соответствии с частью первой ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

При этом на практике нередко возникают случаи, когда содержащаяся в графике отпусков информация теряет свою актуальность и полноту в течение соответствующего календарного года. Может измениться дата предоставления отпуска, его продолжительность, на работу могут быть приняты новые сотрудники, которым также планируется предоставить отпуск в текущем календарном году (подробнее об этом смотрите в материале: Энциклопедия решений. График отпусков).

Формально трудовое законодательство не требует внесения в график отпусков изменений и даже не упоминает о такой возможности. Вместе с тем согласно части второй ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. То есть отпуск должен предоставляться именно в сроки, указанные в графике. А значит, при необходимости предоставления отпуска в иные сроки, по нашему мнению, требуется отразить такие изменения и в самом графике. Аналогичной правовой позиции в своих консультациях придерживаются и специалисты Роструда (смотрите вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3, вопрос-ответ 4, вопрос-ответ 5, вопрос-ответ 6 с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Вопрос о порядке внесения соответствующих изменений в график отпусков нормативно также не урегулирован. Полагаем, что работодатель может утвердить такую форму графика отпусков, которая предполагает возможность отражения ряда изменений непосредственно в ней самой. Например, в форме Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, имеются графы для отражения фактической даты использования отпуска, переносов отпусков с указанием основания. Графа "Примечания" также может быть использована для рассматриваемых целей. В таком случае изменения могут вноситься в график от руки (смотрите, например, вопрос-ответ 7 Роструда).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации, когда работники достигают с работодателем соглашения об использовании дней отпуска не в соответствии с утвержденным графиком отпусков, необходимость издания приказа о внесении изменений в график отпусков у работодателя отсутствует. В этом случае достаточно внесения изменений непосредственно в график отпусков, в частности, на основании заявлений работников о переносе отпуска на другой период (смотрите также вопрос-ответ 8 Роструда). В то же время работодатель не лишен права вносить изменения в график отдельным документом или в целом утвердить график отпусков в новой редакции с учетом имевших место изменений.

Следует также учитывать, что, по мнению специалистов Роструда, изменение графика отпусков происходит в том же порядке, в каком и его утверждение. То есть, если график отпусков утверждался с учетом мнения представительного органа работников, то и внесение в него изменений возможно только с соблюдением этого условия. Причем это касается в том числе и тех случаев, когда изменение происходит по согласованию с работником (смотрите, например, вопрос-ответ 9, вопрос-ответ 10, вопрос-ответ 11, вопрос-ответ 12 с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Титов Дмитрий

Ответ прошел контроль качества

16 декабря 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.